电子邮件很重要，但怎样才能写好呢？

　　在工作中，电子邮件是我们经常使用的工具。大家是否真的会发邮件呢？你发的邮件是否合格呢？下文是来自知乎的一个帖子，企办小编看了下，作者总结的还是比较全的，让我们一起学习下吧。

　　在公司，如何写好一封邮件定义电子邮件的“好”是很难的。若你写了一封“加薪申请”给老板，哪怕对方只回复俩字“OK”，那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过“Report as spam”的厄运。所以，本文只探讨：在员工都具备基本的职业素养，同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下，如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。另外，这只是一篇帖子，不可能面面俱到，只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。

　　1、发出去的邮件，泼出去的水

　　绝大多数“邮件车祸现场”来自一时冲动。在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗？如果你觉得自己一辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗？在数字时代，邮件就是所谓的“白底黑字”。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多“坏事儿”的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。不要相信有些企业邮箱提供的“撤回”功能。很多人自以为已经撤回的邮件，在三秒钟之前其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。

　　2、写新邮件的最佳顺序

　　写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。其次，标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你“没有标题是否发送”；而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。

　　3、倒金字塔叙事

　　想要说清楚一件事情，用倒金字塔的叙事方法是很有用的：在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个W和一个H”——谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有绝对权威的 CEO。说清楚这些，再慢慢展开邮件、旁征博引、罗列数据、推演流程吧。

　　4、多用点，少用面

　　我个人最害怕看到的邮件，就是乌泱泱几个大段（很多的段落之间还没有分隔，你还需要脑补空行），需要费劲巴拉地去里面刨出对方的重点，加以消化吸收。而通俗易懂的邮件，多是分好了点，一二三四五，言简意赅。而且点和点之间没有重复，逻辑清楚。更好的邮件，是把复杂的事情分成几个大块，每块下面几个小点，以重要性和紧急程度排序，把不可泄漏的重点用黄底标出，层次清楚，皆大欢喜。

　　5、多说事实，少说道理

　　这是很难做到的一点。比如你在针对一个逾期项目发出邮件的时候，最好的方法是问人什么时候能做好，其次的方法是说这个项目逾期了，最差的方法是说“你们技术部门能不能不要三天打鱼两天晒网这么简单的需求都做不出来”。可能技术部门是有来自比你的需求更重要的需求需要紧急处理？也有可能负责你的需求的工程师家里出了一些意外需要临时请假？还有可能是你的需求邮件其实因为垃圾的企业邮箱系统被搞丢了？在邮件中施以“诛心之论”不但容易伤了和气，也往往会让发件人陷入巨大的被动之中。而且，话说回来，很多事情其实可以通过电话或见面沟通解决，远不至于走到在邮件里擦枪走火的地步。

　　6、不要抄送和回复一堆人

　　首先，在一封邮件里，加入更多收件人的时候，务必在邮件开始处写上“+John”之类的提示。这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。其次，每一个收件人都应该是和这封邮件里所谈及的事情有关的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道应该说些什么或是做些什么。而且收到不相关的邮件对于大多数人来说，都是一种困扰。最后，很忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或者公司里的头头脑脑加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应，也不会冒着得罪一拨人的风险给另一拨人“做主”。就像在学校里考试的时候，老师站在台上，自然能清楚看到谁在搞小动作，只是不作声而已。

　　7、邮件的归属权

　　你应该明白的是，在很多国家和地区的法律定义中，公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着，公司有权力看你的任何一封邮件。而且，在公司的电脑上，哪怕是用个人邮箱发出的信件，都有可能被定义为公司资产。这意味着，不要用公司邮箱发不该发的东西——包括任何违反公司规定或当地法律的讨论。

　　8、标点符号、称呼、标题等

　　最后还是要提这个很多人觉得无关痛痒但是“说者无心、听者有意”的问题。用对标点符号、不要中英文标点混用、分清“的地得”、不写错别字、英文单词之间要空格、特殊名词首字母大写……这都是最基本的书写要求。而更高的商务书写要求，还包括那些能让收件人更快阅读邮件的技巧，比如在英文单词前后都加上空格，比如用更短的分句，比如统一字体、字号、文字颜色等等。切记对收件人称呼得体，如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下，可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。不要以为你的收件人看不出这些细节。不是每个人都有梵高的水准，但大多数人还是能对《星空》发出赞叹的。

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